必要な支援情報を、必要な人へ、必要な範囲で。大学における継続的な学生支援体制の構築を支援

ハーモニープラス株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役：降旗 真寿幸）は、大学における合理的配慮や相談・面談記録などの学生支援情報を、組織として適切に管理・共有する「学生支援ASCA（アスカ）」の提供を通じ、大学の継続的な学生支援体制の構築を支援しています。

学生支援ASCAが目指すのは、単に学生情報を一元化することではありません。

大学職員が、必要な情報を、必要な相手へ、必要な範囲で安全につなぎ、担当者や部署が変わっても継続して学生を支援できる状態をつくることが重要です。
ハーモニープラスは、学生支援ASCAを通じて、属人的な学生支援から「情報を組織で共有し、継続的に学生を支援する体制」への転換を支援します。

提供背景

大学における学生支援では、学生からの相談対応や合理的配慮に加え、支援内容の記録、関係部署との情報共有、担当者間の引き継ぎ、調査・報告のための集計など、さまざまな業務が発生しています。

また、一人の学生に複数の職員や部署が関わることもあり、継続的な支援には、過去の相談内容や支援経緯を関係者間で適切につなぐことが欠かせません。

一方で、相談・面談記録や合理的配慮に関する情報が、紙、Excel、個別のフォルダなどに分散して管理されている場合、必要な情報を探したり、担当者へ確認したりする必要があります。さらに、障害や疾患、相談内容などの機微情報を扱うため、単純に情報を広く共有すればよいわけではありません。

こうした背景から、学生支援情報を「誰が持っているか」に依存するのではなく、組織として適切に管理・共有し、継続的な支援につなげられる仕組みが求められています。

大学の学生支援で課題となる「情報の分散」と「属人化」

学生支援情報が複数の場所や担当者に分かれていると、
- 担当者しか過去の相談経緯を把握していない
- 担当者の不在や異動によって引き継ぎに時間がかかる
- 複数部署で学生を支援する際、どこまで情報を共有すべきか判断が難しい
- 調査や補助金申請の際、複数のデータを集めて手作業で集計している

といった課題につながります。

学生支援情報の管理において重要なのは、情報を集めること自体ではなく、これまでの相談や支援の経緯を確認し、その情報を次の支援につなげられる状態をつくることです。

同時に、学生のプライバシーを守ることも欠かせません。
「誰がその学生を知っているか」ではなく、「組織として必要な支援情報を適切に確認できるか」。
担当者や部署が変わっても支援を継続しながら、学生の機微情報を適切に扱う。その両立を支える情報管理の仕組みが重要になります。

大学職員の学生支援を支える「学生支援ASCA」

学生支援ASCAは、合理的配慮や相談・面談記録、支援履歴などを学生一人ひとりに紐づけて管理し、大学職員が組織として継続的に学生を支援するための情報基盤です。
特徴は、大きく3つあります。

1．学生を軸に、これまでの支援経緯を確認できる
部署やファイルごとに情報を探すのではなく、学生を軸に相談・面談内容や支援履歴を確認できます。
担当者の変更や部署をまたいだ支援が必要になった場合でも、これまでの経緯を踏まえた対応につなげます。

2．機微情報を守りながら、必要な職員へ共有できる
大学職員の役割や部署に応じて、閲覧・編集できる情報の範囲を設定します。
すべての情報を全員で共有するのではなく、「必要な人に、必要な情報を、必要な範囲で」共有する運用を支えます。

3．「探す・確認する・集計する」を減らす
必要な学生情報を検索・抽出できることで、ファイルを探す、担当者へ確認する、複数のデータを集計するといった周辺業務の削減につなげます。
大学職員が、情報管理そのものではなく、学生との対話や支援を考える時間に集中できる環境を目指します。

自大学の学生支援情報を、一度振り返ってみませんか

大学職員が自大学の学生支援体制を考える際には、次の3点が一つの確認ポイントになります。
1．担当者が不在でも、他の職員がこれまでの相談背景を確認し、支援を継続できますか？
2．JASSO調査や補助金申請などの際、複数のExcelや資料を集めて手作業で集計していませんか？
3．学生の機微情報を守りながら、必要な教職員や関係部署へ安全に情報を共有できますか？
一つでも気になる点があれば、自大学の学生支援情報の管理・共有方法を振り返るきっかけになります。

今後の展開

ハーモニープラスは、学生支援ASCAの提供を通じて、相談・面談記録や合理的配慮などの学生支援情報を、担当者個人ではなく組織として継続的に活用できる環境づくりを支援してまいります。

システムを導入することそのものを目的とせず、大学ごとの学生支援体制や既存の業務フローを踏まえながら、「必要な情報を、必要な人へ、必要な範囲で」つなぐ学生支援体制の構築を大学とともに進めてまいります。

学生支援ASCAを通じて、属人的な学生支援から、「情報を組織で共有し、継続的に学生を支援する体制」への転換を目指します。

会社概要

会社名：ハーモニープラス株式会社
設立：2010年1月
代表取締役：降旗 真寿幸
所在地：東京都千代田区二番町7番地5 二番町平和ビル
事業内容：EdTechソリューション事業、BPaaS事業
URL：https://www.harmony-plus.co.jp/
学生支援ASCAについて：https://www.harmony-plus.co.jp/service/5588/

本件に関するお問い合わせ

ハーモニープラス株式会社 営業統括部門
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